Проверьте актуальность сертификатов сотрудников для ЭДО

Согласно части 2.7 Федерального закона N 476-ФЗ, с 1 сентября 2024 года прекращают действие сертификаты сотрудников юридических лиц (содержит ИНН организации, от имени которой действует сотрудник по доверенности и данные сотрудника как физлица), выданные организациям коммерческими аккредитованными удостоверяющими центрами.

Для подписания документов в 1С-ЭДО с 1 сентября 2024 года необходимо использовать:

• сертификат руководителя,

• сертификат физического лица с машиночитаемой доверенностью (МЧД), подписанной сертификатом руководителя или другим лицом в порядке передоверия.

Проверка сертификатов, подлежащих замене

Чтобы понять в каком объёме ваше предприятие сейчас использует "сертификаты сотрудников", мы подготовили специальный отчёт, доступен:

• в "1С:Бухгалтерии 8" начиная с релиза 3.0.156;

• в "1С:Управление нашей фирмой 8" и в "1С:Рознице 8" начиная с релиза 3.0.8.109;

• в "1С:ERP Управление предприятием" начиная с релизов  2.5.18.47 и 2.5.17.106.

Этот отчёт доступен также как внешний. Загрузить его можно здесь.

Наш отчёт поможет вам провести инвентаризацию сертификатов сотрудников и принять решение:

• либо переходить на использование сертификатов физлиц с МЧД;

• либо руководителю предприятия подписывать все документы.

Новый отчёт Сертификаты электронной подписи содержит следующую информацию:

• отчёт по действующим сертификатам;

• сертификаты с истекающим сроком действия – для своевременного перевыпуска сертификатов;

• сертификаты сотрудников, выданных коммерческими УЦ, которые не будут действовать с 1 сентября 2024 и требуют замены на сертификаты физических лиц;

• сертификаты, используемые вместе с машиночитаемой доверенностью.

Отчёт можно открыть из:

• списка Настройки электронной подписи и шифрования,

• в Отчётах администратора (раздел Администрирование).

Получение сертификата усиленной квалифицированной подписи

Чтобы получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи для физического лица (сотрудника организации) через сервис 1С:Подпись, выполните следующие шаги:

1.    Оформление заявки: В программе 1С перейдите в раздел "Администрирование \ Настройки электронной подписи и шифрования". Создайте заявку на выпуск нового квалифицированного сертификата, заполнив данные о владельце сертификата и контактные данные. Также укажите реквизиты обслуживающей организации (партнёра) 1С. Затем распечатайте заявление и подготовьте комплект документов согласно подсказке.

2.    Прохождение идентификации: Отправьте заявление и свяжитесь с представителем обслуживающего вас партнёра для передачи документов и личной идентификации. Если у вас есть действующий квалифицированный сертификат, можно пройти дистанционную идентификацию при подаче заявления. В этом случае встреча с партнёром для личной идентификации не нужна. После идентификации и обработки заявления партнёром обновите статус заявления, и программа 1С установит сертификат на ваш компьютер.

Более подробную информацию можно найти на портале 1С и в видео на YouTube.

Выпуск МЧД в решениях 1С

В настоящее время в решениях 1С для пользователей 1С-ЭДО доступен без дополнительной оплаты функционал выпуска МЧД. О том, как создать машиночитаемую доверенность читайте здесь 1С-ЭДО Оформление доверенности (1c.ru).

Для МЧД используется подпись "с меткой доверенного времени"

По умолчанию при создании МЧД в 1С-ЭДО используется формат подписи "с меткой доверенного времени", МДВ. Если подпись к МЧД без МДВ, и сертификат директора истёк или отозван, то автоматическая проверка МЧД даст отрицательный результат: подпись под МЧД неверна, т.к. сертификат на момент проверки недействителен. Если подпись к МЧД с МДВ, то проверка подписи выполняется на дату создания, указанную в МДВ. Поэтому и после завершения срока действия сертификата руководителя, которым подписана МЧД, автоматическая проверка подписи к МЧД даст положительный результат.

Подробные материалы по МЧД можно найти

• Раздел "МЧД" документации по ЭДО.

• Ответы на частые вопросы по использованию МЧД в ЭДО с контрагентами.

• Раздел по МЧД на buh.ru.

МЧД для b2b и взаимодействия с контролирующими органами

•  Обращаем ваше внимание, что юридические лица и ИП должны применять разные форматы МЧД для ЭДО с контрагентами и для взаимодействия с государственными информационными системами, в т. ч. для сдачи регламентированной отчётности.

• Часть 1 статьи 17.5 закона № 63-ФЗ допускает, что операторы государственных и муниципальных информационных систем (ГИС) могут утверждать собственные форматы МЧД. А если ФОИВ, являющийся оператором ГИС, не определил собственный формат МЧД, доверенность в эту ГИС предоставляется по форме, размещённой на портале "Госуслуги" (далее – универсальная МЧД). Для обменов между контрагентами также должна применяться универсальная МЧД.

• В решениях 1С поддерживаются специальные форматы МЧД для взаимодействия с ГИС, в которые необходимо предоставлять регламентированную 1С-Отчётность: ФНС, СФР, Банк России. Подробнее об оформлении МЧД для этих контролирующих см. статью "МЧД для государственных органов". 

• Также в 1С можно настроить подписание кадровых документов в электронном виде на основании МЧД, см. здесь.

Подробнее: сайт фирмы "1С"